Nieuwschecklist verhuizen bedrijf

Of u zelf van woning wisselt, of van bedrijfslocatie, een bedrijfsverhuizing kost nou eenmaal flink wat tijd en energie. Er komt een hoop bij kijken en er zijn genoeg zaken die u niet mag vergeten. Om u te helpen is er in deze blog een checklist voor het verhuizen van een bedrijf opgesteld. Als u deze checklist doorneemt en afvinkt, weet u zeker dat u in ieder geval aan de belangrijkste zaken heeft gedacht voor de verhuizing van uw bedrijf.

 

Bedrijf verhuizen checklist

1. Maak een verhuisplan en  -planning

Voordat u begint met zaken regelen voor het verhuizen van uw bedrijf en de checklist is het van belang om een verhuisplan en -planning op te stellen. Om alles op rolletjes te laten lopen is het daarbij slim om iemand aan te wijzen als verhuiscoördinator. Deze is gedurende het verhuisproces voor iedereen het aanspreekpunt en zorgt dat iedereen weet wat zijn/haar taak is. Zet in het verhuisplan wie wat doet, zoals het inpakken van bepaalde materialen, wanneer het gedaan moet worden en hoe alles moet gebeuren.

 

Dit verhuisplan dient dan als leidraad voor de verhuiscoördinator. Stel daarnaast een verhuisplanning op waar staat wanneer alles gedaan moet worden en klaar moet zijn. Zet hier bijvoorbeeld in welke dag bepaalde documenten of andere zaken ingepakt mogen worden. Zorg dat de planning minstens een maand voor de verhuizing begint, zodat er elke dag een deel gedaan kan worden en op de verhuisdag zelf niet alles nog ingepakt moet worden.

 

Tip: pak in per ruimte, maar wel gericht op de nieuwe locatie! Zet duidelijk op de doos wat erin zit en naar welke ruimte de doos moet. Zo voorkomt u heel wat zoekwerk bij het uitpakken op de nieuwe locatie.

 

2. Regel een verhuisbedrijf

Aangezien het bij het verhuizen van uw bedrijf meestal gaat om vrij veel spullen, is het een goed idee om een verhuisbedrijf in te schakelen. Zo bent u niet te veel medewerkers kwijt aan de verhuizing en kan het werk, in elk geval voor een deel, blijven doorgaan. Een verhuisbedrijf is snel, efficiënt en betrouwbaar. En met een verhuisliften-service weet u helemaal zeker dat uw meubels veilig van boven naar beneden kunnen worden gebracht.

 

Stel dat u niet meteen in uw nieuwe bedrijfspand terecht kan, of maar een klein deel kan gebruiken, dan is het fijn als u uw kantoorspullen ergens op kunt slaan. Ook hiervoor is een verhuisbedrijf inschakelen zoals Cargo Care erg handig, omdat deze beschikt over self storage ruimtes waar uw kantoorspullen veilig opgeborgen kunnen worden. Het fijne aan een self storage ruimte is ook nog eens dat u een eigen code heeft en u dus te allen tijde bij uw belangrijke spullen kunt, mocht dit nodig zijn.

 

3. Maak de nieuwe locatie klaar voor de verhuizing

Als bedrijf wilt u natuurlijk continu bereikbaar blijven, ook terwijl u verhuist. Het is dan ook slim om uw nieuwe bedrijfsruimte al zo ver mogelijk klaar te maken vóór de verhuisdag. Denk hierbij aan het regelen van telefonie en internet, zodat u in elk geval een paar telefoons en een computer neer kunt zetten op de nieuwe locatie en daar al bereikbaar bent. Zorg daarnaast dat alles schoon is gemaakt, zodat de spullen meteen neergezet en opgeruimd kunnen worden.

 

4. Geef adreswijzigingen tijdig door

Behalve telefonisch bereikbaar zijn is het belangrijk dat uw klanten u ook op de nieuwe locatie weten te vinden. Zorg er daarom voor dat u ruim op tijd de adreswijziging doorgeeft, zowel bij de KvK, Belastingdienst en de bank als op Google en uw website. Daarnaast is het goed om uw klanten en leveranciers op de hoogte te brengen van de adreswijziging, via mail of via een kaartje dat u opstuurt. Zo weet u zeker dat uw vindbaarheid er niet op achteruit gaat als u straks verhuisd bent. Voor een uitgebreid overzicht van het doorgeven van adreswijzigingen kunt u de blog ‘bij verhuizing adreswijziging doorgeven aan wie?’ lezen.

 

5. Regel praktische zaken

Vaak heeft u voor de verhuizing een paar verhuiswagens nodig en ook de verhuislift heeft plek nodig om te kunnen staan. Zorg daarom dat u van tevoren voldoende parkeerplaatsen regelt rondom zowel uw huidige als uw nieuwe bedrijfslocatie, zodat u daar niet mee in de problemen komt. Als u buren heeft, stel deze dan ook ruim van tevoren op de hoogte, dan kunnen zij er eveneens rekening mee houden. Heeft u weinig parkeermogelijkheden, dan kan het zijn dat u een stuk weg moet afzetten. Om dit te regelen zult u contact op moeten nemen met de gemeente. Een vergunning krijgen om een stuk weg af te zetten is niet iets wat van de ene op de andere dag geregeld is. Er gaat soms wel twee maanden overheen als u pech heeft. Regel dit dus op tijd!

 

Andere praktische zaken zijn het verzekeren van de verhuizing en het checken van de huurovereenkomst. Ook is het handig om te checken of verhuiskosten fiscaal aftrekbaar zijn. Voor de verhuisdag zelf is het regelen van voldoende eten en drinken voor de mensen die helpen verhuizen, het maken van een contactpersonen lijst zodat iedereen elkaar kan bereiken en het zorgen voor voldoende BHV’ers en EHBO-kits van belang.

 

Hopelijk heeft u iets gehad aan deze checklist voor het verhuizen van uw bedrijf. Nog wat extra tips voor het verhuizen van uw bedrijf naast de checklist? Lees dan de blog ‘hoe kunt u een verhuizing het beste voorbereiden?’ Lees ook onze andere blog met de checklist voor het verhuizen naar een huurwoning. Veel succes met de verhuizing!