Tips bij het verhuizen van het kantoor

Er zijn verschillende redenen om van kantoor te verhuizen. Wellicht is er in uw huidige kantoor niet meer genoeg ruimte voor alle nieuwe werknemers of spullen, misschien vindt u de locatie niet meer zo praktisch of wellicht heeft u de financiële mogelijkheden gekregen voor een luxere werkplek. Wat de reden ook is, het is vaak een hele zoektocht om net dat ene kantoor te vinden dat voldoet aan alle wensen. Heeft u die plek eenmaal gevonden en binnen weten te slepen, dan kan dat echt als een opluchting aanvoelen. Tegelijkertijd ook als een mogelijkheid om uw bedrijf nieuw leven in te blazen.

Maar met alleen het vinden van een nieuw kantoor bent u er nog niet! Er komt namelijk een heleboel kijken bij het verhuizen van een kantoor. Spullen sorteren, inpakken, vervoeren en opnieuw uitstallen, contracten overzetten, ruimtes zo efficiënt en mooi mogelijk inrichten enzovoorts. Er zijn meer dan 1001 dingen te doen en vaak is hier ook niet enorm veel tijd voor. Hoe pakt u het nu zo goed mogelijk aan om overzichtelijk en zonder stress uw kantoor te verhuizen? Onze checklist helpt u op weg.

Kantoor verhuizen – checklist

Is het eindelijk tijd om de verhuizing van uw kantoor te regelen? Houd dan deze tips bij de hand om het verhuizen van uw kantoor zo goed mogelijk te laten verlopen:

Stel een verhuisteam samen

Bij het verhuizen van een kantoor moeten er zoveel verschillende dingen geregeld en gedaan worden. Het is onmogelijk om dit allemaal alleen te doen. Vraag daarom de hulp van een aantal collega’s die u samen tot het verhuisteam benoemt. Geef hen gedurende de kantooruren al voldoende tijd om belangrijke zaken voor de verhuizing te regelen. Zo kunnen zij bijvoorbeeld alvast alle benodigde verhuismaterialen zoals verhuisdozen aanschaffen, offertes opvragen bij professionele verhuizers en klusjesmannen enzovoorts. Begin hier ongeveer twee maanden voor de verhuizing mee.

Houd een grote opruiming

Het meeste werk is toch wel het sorteren en inpakken van alle kantoorspullen en het meubilair. Vaak liggen er op kantoor heel veel spullen die niet meer gebruikt worden, of zijn sommige meubels wel toe aan vervanging. Houd daarom een grote opruiming en doe hierbij alles weg wat u niet meer nodig zult hebben, zoals al die kleine decoratiefrutsels die niet meer bij uw nieuwe kantoor passen en die oude, versleten bank. Als u nog spullen heeft waarmee u anderen blij kunt maken, breng deze dan naar het Leger Des Heils of een kringloopwinkel bijvoorbeeld. Door afstand te doen van de spullen die u niet meer gebruikt, creëert u meer rust in uw hoofd en uw nieuwe kantoor. Bovendien wilt u ook plek hebben voor die mooie, nieuwe schilderijen, die fijne, grote planten en die lekker zittende nieuwe bureaustoelen, niet waar?

Overzichtelijk sorteren en inpakken

Vervolgens is het tijd om de spullen die wél meeverhuizen naar het nieuwe kantoor te sorteren en in te pakken. Maak een aparte tas met de spullen die voor u het allerbelangrijkste zijn en die u het vaakst gebruikt. Denk hierbij aan sleutels, een belangrijke klapper, uw laptop enzovoorts. Deze tas brengt u als eerste naar uw nieuwe kantoor en legt u op een veilige plek. De rest van de spullen organiseert u per ruimte, kijk van tevoren goed hoeveel verhuisdozen u nodig heeft. U kunt eventueel werken met een markeringssysteem, waarbij u stickers van dezelfde kleur plakt op dozen met spullen die bij elkaar horen. Dit maakt het bij het uitpakken van de dozen een stuk makkelijker.

Geef de verhuizing tijdig aan iedereen door

Uiteraard moet ook iedereen tijdig op de hoogte zijn van het nieuwe adres. Stuur daarom verhuisberichten naar klanten, werknemers, maar vergeet ook niet om de verhuizing door te geven bij verzekeraars, gas- en elektrabedrijven en internetproviders. Denk er ook aan dat het adres veranderd moet worden in e-mailhandtekeningen, op briefpapier, in Google Mijn Bedrijf enzovoorts.

Schakel de hulp in van een professioneel verhuisbedrijf

Zijn alle spullen gesorteerd? Dan moeten deze natuurlijk wel nog naar de nieuwe locatie worden gebracht. Hier heeft u veel mankracht en een groot vervoermiddel voor nodig. Dit en meer wordt geregeld door een professioneel verhuisbedrijf. Als u nog op zoek bent naar een betrouwbaar en deskundig verhuisbedrijf in Limburg, dan bent u bij Cargo Care aan het juiste adres.

Meer tips over verhuizen vindt u in onze blog checklist voor verhuizing.